• 職場技巧:碎片化時間管理

    時間:2013-07-20 12:00:00 求職面試 我要投稿

    職場技巧:碎片化時間管理

    職場技巧:碎片化時間管理

    職場技巧:碎片化時間管理

    我常被學生問一個問題:你是大學老師要帶課,又在外面做講座做培訓,又在網上教我們做簡歷,還有時間玩微博微信,一年還能出幾本書,我們做學生都覺得時間不夠用,你是哪里來的時間做這么多事情?而且我們覺得像寫書這樣的事情,離不開大塊的時間,你一天到底睡幾個小時?

     

    這個問題也是很多職場人共同的苦惱。上班后你要兼顧工作和生活,你的時間會變得支零破碎,想做一點正經事情都抽不出整塊的時間。

    還有人抱怨像微博微信這樣的新媒體工具,本來是想用來打發碎片化時間的,慢慢上癮后,總是忍不住去刷屏,結果你很難靜心完整地只做一件事,本來想用碎片時間發微信,發微博,結果我們反而習慣讓大塊的時間被碎片化,失去了專注做一件事情的能力。

    如果解決這一困境?有的人提出要恢復專注靜心做事的能力,這是一條出路,但我認為絕大多數人不能奢望通過重新獲得大塊時間來解決問題。

    在讀大學階段你還有找到大塊時間做事情的可能,但在職場,你是不可能指望你能輕易擠出大塊時間做工作,有句老話:計劃不如變化快。在現代職場,總的趨勢就是工作時間越來越被碎片化,沒有微博微信的時代,我們的工作時間早就被電話,郵件,QQ,會議打斷成了碎片,而微博微信這樣的移動媒體只不過加劇了這一趨勢而已。

    認識到這一點,我覺得真正的問題是人有沒有辦法利用碎片化時間完成系統的工作?或者說在碎片化時間工作模式下,我們依然能夠保持連續和整體化的思考,同時又不喪失對時代的快速反應能力?

    大多數人會有一種誤會,認為重要的工作一定需要大塊的時間來完成,比如寫一份方案,難道不就是需要至少一個上午不受打擾的時間嗎?

    事實上我們仔細回憶寫方案的過程,有兩種情況,第一種情況是下筆有如神,給你一個安靜的時間段,你可以一蹴而就;第二種情況,你寫了好幾個開頭,都無法深入下去,只能換個時間再寫。

    為什么會有這兩種不同的結果?其實答案很簡單,寫起來順暢的方案往往是因為你原來就這個問題有很多的積累,所以給你一個安靜的時間段就能下筆千言。假如你對要表達的問題缺少積累,給你再多的時間也無法寫好。

    明白這一點,你就會意識到,有些工作的確需要大塊的時間,但如果不是提前做夠鋪墊,這些大塊的時間并不會有效率。

    所以我自己的習慣是“五分鐘方案法”。也就是說:

    一份完整的方案=5分鐘構思+…+5分鐘構思+半小時提綱+5分鐘構思+…+5分鐘構思+半小時提綱+5分鐘構思+…+5分鐘構思+2小時高效率寫作+5分鐘修改…

    當我需要寫一篇文章的時候,往往沒可能安排一個白天甚至一個上午的時間,即便安排了我也沒有靈感動筆。我會預留一個寫作時間,在此之前,我會利用一切可以利用的碎片化時間構思。

    這里介紹的構思可以是帶著問題查資料找素材請教他人,也可以是隨手寫下一些靈感,這樣的片段多了,我就會抽出相對完整的半小時,把碎片化靈感整合成一個提綱,或者一個小片段的文章,然后繼續積累素材。攢的內容多了,我自然有寫的欲望,那個時候兩個小時就可以一口氣寫完5000字,甚至10000字的文章,而且質量還不錯。

    寫方案如此,其實很多其它的工作也是如此。比如營銷的策劃,項目的計劃,出版的書籍,很多智力勞動都可以這樣利用碎片化時間加以完成。

    魯迅先生說:“哪有什么天才,我只是把別人喝咖啡的時間用在工作上”,我覺得這句話還有一層含義就是魯迅先生一定也是具備了利用喝咖啡這種碎片化時間的能力。

    這就是現代人必須建立的一種時間管理能力:利用碎片化時間完成大塊的工作。我的很多朋友,都有這種能力。我們可以完成大塊的工作,而且是利用碎片化時間組合完成的。所以我這里提出我的第一個建議:認真思考你認為需要大塊時間完成的工作,看看能否分解成利用碎片化時間完成的工作。

    我給很多朋友介紹完碎片化時間利用的經驗后,他們覺得非常有道理。但是實施起來往往效果不明顯。這里面一個重要原因是他們沒有為自己的碎片化時間建立結構化管理思維。

    下面我簡單介紹一下我的方法:學會給每一種碎片化時間單位尋求多元化用途。

    現在你可以問自己一個問題,你可以利用的最小時間單位是什么?是一分鐘還是三分鐘?

    你的1分鐘可以干什么?

    你的3分鐘可以干什么?

    你的5分鐘可以干什么?

    你的10分鐘可以干什么?

    大部分人面對這個問題往往很難給出超過3種以上的'回答,有的朋友甚至全部回答刷微博。

    當你的碎片化時間找不到合理的用途的時候,它的最大可能就是浪費在無意義的事情上。

    所以我要求你為你的每一樣碎片化時間單位找至少3~5種有價值的用途,比如3分鐘時間內你可以回復一條短信,回復一個消息,收看一下不重要的郵件,刷一下微博,用手機練習一下手繪筆某個單點技巧,構思一條微博,查找一個方案素材…

    然后你要進一步思考在地鐵上的三分鐘你能干什么?在辦公室的三分鐘你能干什么?在臥室里的三分鐘你能干什么?

    我的建議是動手做一張表格:把你的碎片化時間單位用途和你生活中的情景關聯起來。

    這樣在任何場合你意識到你有幾分鐘的碎片化時間,你馬上可以安排完成零碎時間完成一件小工作,而不是臨時去想你能干什么。而一旦你的碎片化時間用途越多,你的時間支配自由度就越高,你就能自由組合時間碎片完成不同的工作。

    這樣慢慢你就能夠學會把每天的碎片化時間串聯起來完成一件重要的工作。比如我這篇文章就是利用交通路上一點一點攢靈感,然后花上1個小時時間整理出提綱,再通過各種交流途徑得到大家反饋意見,然后又在上班路上繼續攢靈感,等到一個相對不忙的時間封閉自己,再一口氣把內容寫出來,真正寫作時間大概只花了1個小時。

    總之我的意思是與其養成依賴大塊時間才能集中注意力工作的習慣,還不如提前訓練職場真正需要的碎片化時間利用能力。當然我并不是說有些工作不需要大塊的時間,而是利用好碎片化時間,可以大大節約你的大塊時間,或者提高你大塊時間的利用效率。

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